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Listes de discussions

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Outil gérant les contacts et compétences ainsi que le publipostage

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Outil permettant de diffuser les AG et les radios de Nuit Debout

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Outil permettant de contacter gratuitement un élu



Liste.nuitdebout.fr

L'outil liste.nuitdebout.fr vous permet de créer :

  • des listes de discussion. Une liste de discussion permet d'envoyer un courriel identique à toutes les personnes inscrites à la liste ; les discussions ont ainsi lieu entre plusieurs personnes, dont chacune peut lire les messages envoyés. Du genre : nomdelaville-commission@liste.nuitdebout.fr
  • des listes de diffusion. Cela permet d'envoyer un mail à un grand nombre de personnes. Du genre nomdelaville@liste.nuitdebout.fr
  • des mails de contact avec plusieurs personnes recevant le mail de contact. Du genre : nomdelaville-contact@liste.nuitdebout.fr

Il est basé sur l'outil libre Mailman 2. Modèle:Attention

Comment créer une liste / Avoir plus d'information

  • par courriel : admin@liste.nuitdebout.fr (envoyer le mail avec l'adresse qui sera admin de la liste ainsi que les autres admin en copie si vous êtes plusieurs motivés à administrer la liste)
  • faire une demande sur le salon mailing-liste du chat
  • si ça coince vraiment, demander aux administrateurs du serveur de liste : Benjamin / Amaury / simons-communs-lille / nemolivier.paris

Bonnes pratiques

Pour éviter d'avoir trop de listes à gérer, il est conseillé de créer deux listes par ville :

  • ville@liste.nuitdebout.fr : utilisée comme lettre de diffusion pour les personnes qui souhaitent être informées de l'actualité de la Nuit Debout mais qui ne participent pas forcément à son organisation.
  • ville.organisation@liste.nuitdebout.fr : utilisée pour comme outil de discussion interne pour envoyer des messages aux différentes commissions.

Pour les messages envoyés à la liste ville.organisation@liste.nuitdebout.fr, nous conseillons de mettre en place une "communication structurée" basée sur des mot-clés dans l'objet des mails. Par exemple, pour tous les mails concernant la commission logistique l'objet du mail commencera par [LOGISTIQUE]. L'intérêt de cette pratique réside dans le fait que les destinataires peuvent facilement mettre en place des filtres dans leur messagerie pour trier les différents messages reçus. Ils pourront par exemple ignorer les messages qui ne concernent pas leur commission ou au contraire mettre en avant les messages qui les concernent.


Comment présenter le sytème de liste à votre communauté

Voir les exemples de mails envoyés

Comment ajouter quelqu'un sur une liste

puis en bas de page sur “Interface administrative de xxxx”, puis, avec le mot de passe, aller dans l'interface admin, puis gestion des abonnements et abonnement en nombre.

Pour avoir le “nom/prénom” enregistré, insérer le mail de cette manière :

Nom Prénom <email@nomdedomaine.fr>

À faire dans l'administration pour configurer une liste nouvellement créée

Si la liste a pour but de servir de liste de diffusion

  • Dans Options générales
    • Paramètres supplémentaires
      • Activer Modération d'urgence sur tout le trafic

Principe de fonctionnement : Si une info est à envoyer en diffusion à tous, il faut envoyer un mail à l'adresse de la newsletter (ex : lille@liste.nuitdebout.fr). Tous les messages étant modérés, pour qu'ils soient validés et envoyés à tous les participants, il faut que l'administrateur laisse passer le mail. 2 à 3 mails par semaine en moyenne sont conseillés pour ne pas spammer tous les membres. L'idée est que le lien pour s'abonner à cette liste soit autant que possible diffusés (https://liste.nuitdebout.fr/cgi-bin/mailman/listinfo/nomdelaville). Il est possible de faire passer des petits carnets pour récupérer les mails pour les ajouter directement dans l'administration

Si la liste a pour but de servir de mail de contact

  • Options de confidentialité / [Règles d'abonnement] :
    • Quelles sont les étapes requises pour un abonnement : Nécessite une approbation
  • Options de confidentialité / [Filtres expéditeur] :
    • Action à entreprendre pour les envois des non-abonnés pour lesquels aucune règle ne s'applique.
      • L'action par défaut doit être Accepter au lieu de En attente
  • Dans Options Générales :
    • Destination des réponses aux messages adressés à la liste ?
      • Expéditeur
  • Options de confidentialite / [Filtres destinataire:]
    • Les alias (expressions regulières) considérés comme destinataires explicites de type A ou CC pour la liste
      • Ajouter dans le champ libre tous les mails de tranfert (si pas exemple vous utilisiez une autre boite mail)

Principe de fonctionnement

  • Les membres qui s'inscrivent sur la liste (après approbation par l'administrateur) reçoivent tous les mails envoyés à contact. Il faut bien mettre en copie le mail de contact pour partager la gestion des réponses aux mails de contact avec tous les membres.
  • l'admin a deux rôles : modérer les nouveaux membres (car il faut par que tout le monde puisse recevoir et répondre aux mails envoyés à contact). Et modérer les mails envoyés à contact si ces derniers sont bloqués par mailman

Si la liste a pour but de servir de liste de discussion

  • Dans Options Générales :
    • Destination des réponses aux messages adressés à la liste ?
      • Cette liste
  • Principe de fonctionnement
    • Pour les listes de discussion, c'est au choix de la commission ou du groupe, mais au démarrage, il vaut mieux laisser tout le monde s'inscrire et laisser tous les mails passer. Mais à un moment donné, cela peut devenir ingérable, et là l'administrateur de la liste peut commencer à modérer (par exemple mettre en attente certains mails, etc...)

Autres configuration (optionnelles)

Pour toutes les listes :

Language Options :

  • Mettre dans la langue de votre choix

[Mots de passe]

  • Mettre un mot de passe sur l'admin général et un mot de passe “modérateur” selon le type de public à qui vous laissez accès à l'admin de la liste

Options Générales:

  • Ajouter des administrateurs
  • Ajouter des modérateurs
  • Ecrire dans l'espace “Une description introductive ”
  • Ajouter une phrase dans “Une phrase courte identifiant cette liste”
  • Préfixe de la ligne “objets” des messages postés sur la liste : “Ajouter un préfixe"
  • Destination des réponses aux messages adressés à la liste ?  :
    • Pour les listes de discussion : Cette liste
    • Pour les listes de type contact : Expéditeur
  • Maximum length in kilobytes (KB) : passer à 20 000
  • Maximum number of members to show on one page of the Membership List” : passer à 10000
  • Envoyer les rappels mensuels de mot de passe ? : Non
  • Envoyer un message de bienvenue aux nouveaux abonnés ? : Oui (Faire attention à modifier le mail template, des exemples sont à ajouter sur ce wiki).
  • Attention à désactiver l'option dans l'ajout par l'option “Gestion des abonnements”
  • Envoyer un message d'adieu lorsque les membres résilient leur abonnement ? Oui si configuré
  • L'administrateur doit être informé des abonnements et des résiliations ? : Oui (c'est mieux mais ça reste au choix)
  • Envoyer un courriel aux expéditeurs lorsque leurs messages sont mis en attente pour approbation ? Oui
  • Le nom d'hôte préféré par cette liste de diffusion pour le courriel : liste.nuitdebout.fr

Options de confidentialite :

  • Règles d'abonnement
    • Quelles sont les étapes requises pour un abonnement
      • Pour les listes de discussion et de diffusion  : Confirmer
      • Pour les listes utilisées comme contact : Nécessite une approbation
  • Filtres expéditeur : Action à entreprendre pour les envois des non-abonnés pour lesquels aucune règle ne s'applique :
    • Pour les listes utilisées comme mail de contact
      • Accepter
    • Pour les listes utilisées comme liste de discussion
      • En attente
    • Afficher cette liste lorqu'on demande les listes hébergées par cette machine ? : Oui ou non
  • Filtres destinataire: Les alias (expressions regulières) considérés comme destinataires explicites de type A ou CC pour la liste
    • Pour les listes utilisées comme mail de contact ou de diffusion
      • Ajouter tous les mails de tranfert (si pas exemple vous utilisiez une autre boite mail)

Options d'archivage

  • Messages archivés : Oui
  • Le fichier source des archives est destiné à un archivage public ou privé ? : public
  • Avec quelle périodicité de nouveaux volumes d'archives doivent-ils être crées ?: Annuel

Options de remise non groupée :

  • Mettre la signature pour les listes de discussion :
NOMDELALISTE : %(real_name)s@%(host_name)s
Discussion chat (discussions, inscription/désinscription, etc): https://chat.nuitdebout.fr/channel/
Espace wiki : http://wiki.nuitdebout.fr/index.php?title=Nomdelapagewiki
  • Pour les listes utilisées comme mail de contact, enlever la signature.

La modération des listes

Pour une liste modérée par défaut. Il faut aller ici pour valider les messages : https://liste.nuitdebout.fr/cgi-bin/mailman/admindb/nomdelaliste

Pour les autres listes, elles sont modérées si :

  • La personne n'est pas inscrite sur la liste
  • Destination implicite
  • Trop de destinataires
  • Spam, etc.

Le lien vers la procédure Mailman pour valider les messages en attente pour ceux qui sont admin : https://liste.nuitdebout.fr/cgi-bin/mailman/admin/nomdelalist puis dans l'administration de la liste sur “Basculer vers les requêtes en attente de modération” pour valider ou non les mails. Vous verrez qu'on reçoit beaucoup de spams et que le même spameur doit être blacklisté pour chacune des listes indépendamment.

A l'inverse quand il y a une modération que l'on ne souhaite pas :

Vérifier que le bit de modération pour tous n'est pas activé pour tous dans gestion des abonnements

Vérifier que “mod” n'est pas coché pour les membres. Si c'est le cas, vérifier que “off” est coché et cliquer à nouveau sur “activer”.

Modifier la signature des mails sur une liste

Aller dans remise non groupée de la liste puis dans “Pied de page ajouté aux messages envoyés aux abonnés réguliers de la liste” (msg footer)

  • Mettre la signature  :
NOMDELALISTE : %(real_name)s@%(host_name)s
Discussion chat (discussions, inscription/désinscription, etc): https://chat.nuitdebout.fr/channel/
Espace wiki : http://wiki.nuitdebout.fr/index.php?title=Nomdelapagewiki

Récupérer la liste des inscrits d'une liste

Récupérer la liste mail des inscrits pour les admins (pour par exemple faire un envoi d'un mail via un autre outil

  • Dans “Options Générales”, passer “Maximum number of members to show on one page of the Membership List” à 1000. Puis, copier la liste affichée dans “Gestion des Abonnements” et coller là dans un tableur.

Lien




Modèle:Attention